Steuerberaterkosten senken für Selbständige und Unternehmer

(Thomas Müller, 17.01.2015)

Es gibt wohl nichts lästigeres für einen Unternehmer als die Verwaltung z.B. die monatliche Buchhaltung und Jahresabschlüsse etc. Völlig unproduktiv, kosten Zeit und Geld und oft auch Nerven. Und wenn man nicht alles selbst macht und einen Steuerberater bezahlt fühlt man sich oft abhängig, unwissend, in einer schlechten Verhandlungsposition (immerhin ist der ein Profi auf dem Gebiet und ich ein Laie) und weiß nie ob man vielleicht sogar zuviel bezahlt. Zudem haftet den Steuerberatern noch ein "Unantastbar-Nimbus" an den ich gerne mithelfe zu zerstören. Ach ja: Nichts gegen Steuerberater! Einer meiner besten Freunde ist Steuerberater! Doch wir Unternehmer müssen zusammenhalten und unsere Kosten senken und die Gewinne erhöhen. Das ist halt mal Prio 1. Also: los geht's, hier kommen 20 Jahre geballte Erfahrung im Geld-und-Zeit-sparen bei Buchhaltung und Co.

Tipp #1:
monatliche Buchhaltung: von einem Buchhaltungsbüro machen lassen anstatt vom Steuerberater: spart ca. 50% Kosten

Ein StB hat einen großen Apparat zu finanzieren: Büro, die Mitarbeiter, DATEV-Beiträge, teure IT-Infrastruktur, etc. Deshalb verlangt er üblicherweise (umgerechnet) pro Erfassung eines Belegs, also z.B. einer Eingangsrechnung, einen Euro oder sogar noch mehr. D.h. dafür daß seine Mitarbeiterin Deine Rechnungsdaten abtippt zahlst Du gleich mal einen Euro. Hier gibt es Alternativen: beauftrage einfach für die monatliche Buchhaltung (Jahresabschluß / Bilanz dürfen die vom Gesetz her nicht machen, dazu später mehr) ein Buchhaltungsbüro z.B. von bbh.de oder www.datac.de. Meiner Erfahrung nach ist man da mit 30-50 Cent pro Beleg dabei. Und als Ergebnis kann man die Buchhaltunsdaten gleich als 'DATEV-Export-Datei' an den Steuerberater schicken lassen. D.h. eine kleine "Umleitung" der Belege spart hunderte oder sogar tausende Euro pro Jahr! Ach ja: am besten vorher den StB fragen wieviel Geld man spart (oft haben die ja Monatspauschalen, die wissen schon warum!) wenn man die Daten schon digital passend liefert.

Tipp #2:
Auf E-Mail-Buchhaltung umstellen

Einer meiner Lieblingstipps weil er nämlich sowohl die Kosten deutlich senkt als auch Zeit spart: Statt Belege sortieren, einordnen, Ordner zum Stb. fahren etc. gibt's was viel Einfacheres: Die E-Mail-Buchhaltung! Ein darauf spezialisierter Cloud-Service ist z.B. der Online-Service 'Kill Bills'. Alles was man tun muß ist alle Belege per E-Mail an eine speziell dafür eingerichtete E-Mail-Adresse zu schicken. Das war's schon. Der Empfänger (ein Buchhaltungsbüro siehe Tipp #1) oder dieser Service verbuchen die Belege. Was nichts anderes heißt als daß ein Mensch der sich auskennt jede einzelne Rechnung etc. anschaut und die passende Zuordnung zum Kontenrahmen macht. Das ist keine Hexerei und mit etwas Übung selbst machbar. Doch sind die Kosten dafür so gering daß man das ruhigen Gewissens auslagern kann. Als Ergebnis bekommt man idealerweise wieder per E-Mail oder in einem IntraNet den Report über Umsätze und Ausgaben, aber auch die Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung welche 'automatisch' durch die Verbuchung entstehen.

Tipp #3:
Was bereits digital ist soll digital bleiben - Ausgangsrechnungen bereits digital in die FiBu übertragen

Ein gutes Rechnungsprogramm kann alle selbst vom Unternehmer erstellen Rechnungen bereits als Buchungsdatensätze exportieren - eventuell muß man einen Kontenrahmen oder ein Konto konfigurieren, aber das war's schon. Bei z.B. 100 Rechnungen im Jahr kann man sich die komplette Belegerfassung sparen - was wie weiter oben beschrieben 100 Euro oder mehr sein kann. Gleichzeitig spart man sich eventuelle Ausdrucke und das Ordnerschleppen. In der jeweiligen Software gibt es eine Funktion "Rechnung im DATEV-Format exportieren" (oder ähnlich)

Tipp #4:
Die UST-Erklärung selbst machen

Mit ElsterOnline ist das inzwischen relativ einfach: Im Online-Formular Umsätze und Vorsteuer eintragen, abschicken, fertig. Denn der Steuerberater verlangt dafür was (siehe #2) aber auch die Buchhaltungsbüros. Diese Pauschalen dürften relativ niedrig sein, deshalb muß man das abwägen - aber im Zweifelsfalls ist ein Euro auf dem eigenen Konto der bessere Euro :-) Zumindest am Anfang!

Tipp #5:
Kosten für Bilanz & Jahresabschluß um 50% senken

Diese Zahl ist aus dem echten Unternehmerleben gegriffen. Vor einigen Jahren habe ich einer kleinen GmbH bei der Finanz-Optimierung geholfen. Dazu gehörten einige Gespräch mit dem Steuerberater, bei dem ich immer wieder gefragt habe "wie kann man das vereinfachen? Wie kann man das schneller machen? Wie können wir Kosten sparen?". Als wir die o.g. Maßnahmen bereits umgesetzt hatten bin ich auf den größten Ausgabekosten gestossen: die Erstellung von Jahresabschluß und Bilanz. Und dafür hat dieser StB. sage und schreibe viertausend (!) Euro verlangt! Bei zwei GmbH-Mitarbeitern und ein paar hundert Belegen! Was auch noch erstaunlich war: Ich habe einen von der ehrlichen Sorte erwischt: Auf meine Nachfrage warum dieser Betrag so hoch sei erklärte er mir er sei ein "Profitcenter". Ah ja, klar. Also habe ich ihm vorgeschlagen die Kosten zu halbieren bevor wir woanders hingehen. Er hat ja gesagt. Somit 2000 Euro mit 3 Minuten Gespräch eingespart. Ich muß mal den Stundensatz ausrechnen... Also, im Ernst: einfach fragen, dranbleiben, und immer wieder die Kosten ansprechen. Viel Erfolg!