Buchhaltung für eine UG online selbst machen

Schon mal wirklich probiert die Buchhaltung für eine kleine UG oder GmbH online mit einer Webapp zu erstellen? Das ist 'hardcore' - wir haben uns das angetan... der Praxistest

Die Aufgabenstellung

Wer hat eine "kleine GmbH" oder UG und möchte Geld bei der Buchhaltung sparen die er online erledigt? Vor allem auch beim Jahresabschluß bzw. der Bilanzerstellung? Brauche ich wirklich einen Steuerberater? Rein juristisch gesehen nicht: Der Geschäftsführer darf selbst sämtliche Abschlüsse machen. Doch gibt es auch einfache Buchhaltungsprogramme mit denen man sich die tausenden Euro beim Steuerberater sparen kann? Ich probiere es mal. Die Voraussetzung: die Buchhaltungssoftware muß auch die Bilanz erstellen können. Und für einen Nicht-Buchhalter bedienbar sein. Zudem: da ich aufgrund der wenigen Geschäftsvorfälle über das Jahr nichts verbucht habe muß ich alles für das Geschäftsjahr auf einmal eingeben können - hmmm, dann reicht ja sogar die oft übliche 30-Tage-Gratis-Test-Version!?! Hier kommt der Praxis-Test!

Anbieter für den Buchhaltungssoftware-Vergleich

Diese Produkte waren im Test:

• Exact Business Software www.exact.de
• SageOne www.sageone.de
• e-conomic www.e-conomic
• Collmex www.collmex.de

Exact Business Software

Der erste Treffer bei der Google-Suche nach "online buchhaltung für gmbh" ist eine Anzeige. Die Produktübersicht sieht gut aus, das Video ist etwas viel Gelaber, aber ich registriere mich.
Nach wenigen Sekunden erscheint schon die Übersicht. Ich will gleich zur Belegerfassung bzw. zum Buchen, finde das aber nicht gleich. Also erstmal auf "Kontoauszüge importieren" klicken, das hört sich praktisch an! Hmm, aber leider kann ich das nicht konfigurieren. Was mich auch verwirrt ist daß im "Dashboard" das Word "DEMO" erscheint. Ich dachte ich kann 30 Tage lang kostenlos testen? Aha, jetzt sehe ich auch daß schon Beträge drin sind... hmmm ... ist das tatsächlich nur eine Demoversion? Was soll das dann mit den 30 Tagen? Mir schwant schlimmes. Egal, ich probiere trotzdem erst einmal die hundert Euro Stammkapitaleinlage in Bar zu buchen. Ich klicke auf Finanzen - Buchungen erfassen - Kasse und bin in der Eingabemaske. Geschäftsjahr und Betrag sind mir ja noch klar - aber das "Sachkonto"?!? Bei haufe.de erfahre ich dann die Kontonummer (0800 bei SKR03 bzw. 2900 SKR 04). Doch warum kann ich hier nicht suchen? Ich soll auf "F2" klicken. Aha. Habe ich nicht auf dem Mac. Ich klicke trotzdem mal auf "Speichern+Neu" wobei ich die Fehlermeldung "Ungültige Kombination: Geschäftsjahr / Periode - Datum. Wollen Sie fortfahren?" bekomme. Ok, jetzt reichts. Ich breche nach insgesamt 22 Minuten ab. Ich versuche noch meinen "Test"-Account der in Wirklichkeit nur eine Demo ist zu löschen. Erfolglos. Kann nur hoffen daß die mir in 30 Tage nicht was berechnen wollen...

"Online-Buchhaltung - einfach selbsterklärend - sageone.de‎"

Die Website ist etwas aufgeräumter und begrüßt mich mit "Online-Buchhaltung so einfach wie Online-Banking für kleine Unternehmen". Gut, Leute, ich nehme Euch beim Wort. Auch hier kann man kostenlos 30 Tage testen. Und bei den Funktionen steht auch "Bilanz". Los gehts: die Registrierung will erstmal weniger Daten als "Exact", nach dem Startbildschirm kommen dann ein paar Fragen zur Erstkonfiguration die ich leicht beantworten kann. Doch beim Kalenderjahr habe ich schon ein Problem - ich will 2013 eingeben! Aber es gibt nur 2014 und 2015 ... Tja, ich nehme mal "2014" in der Hoffnung daß ich das später ändern kann. Da gibt es dann zwar eine "Geschäftsjahresverwaltung" - aber mein 2013 kann ich einfach nicht anlegen. Da rechnet mal wieder kein Programmierer mit dem wirklichen Leben daß man mal nicht alles pünktlich gemacht hat ... schade, sonst war der erste Eindruck gut. Aber ich brauche 2013. Damit scheidet sageone bereits nach nur 18 Minuten aus - und tschüss!

e-conomic.de

Hmm, Website sieht gut aus. Bilanz kann er auch. Also auf "kostenlos testen" geklickt, das will ich sehen was dieses Buchhaltungsprogramm alles kann. Aha, das Passwort bekommt man per E-Mail - damit verifizieren die wohl meine E-Mail-Adresse. Okay, gemacht und eingeloggt. Sehr schön: drei große Blöcke zum Anklicken erscheinen auf dem Startbildschirm (yippieh! endlich nennt das mal einer nicht Dashboard!): Einkünfte, Ausgaben, Erste Schritte - ich entscheide mich für Letzteres. Da kann man die Unternehmensdaten wie Adresse und HR-Nummer eintragen, anschliessend den Kontenrahmen auswählen (ich nehme SKR03). Dann erstellt die Software automatisch ein Wirtschaftsjahr - erzählt aber auch gleich wie man das ändern kann ("Alle Einstellungen -> Stammdaten -> Wirtschaftsjahr.") Okay, nach einigen Versuchen und dem Abschalten eines lästigen Hilfe-Popups habe ich tatsächlich ein Wirtschaftsjahr "2013b" eingeben können! Und die Software erzeugt gleich die ganzen einzelnen Monate dafür, hmm, mal sehen für was das gut ist. Zuerst will ich jetzt meine Stammeinlage buchen. Nach ein paar mal rumklicken lande ich bei "Stapelbuchungen: neue Buchung". Und genau so habe ich mir das vorgestellt, mit viel Unterstützung. Es erscheint eine Buchungszeile, ich kann den Typ auswählen, die Software hilft mir bei Kontonr und Gegenkonto ("1005 an 800"), dann wähle ich noch Soll/Haben aus und fertig ist meine erste Buchung. Zum Spaß lade ich noch mein Logo als "Belegscan" hoch, funktioniert top mit Drag-and-Drop. Zum Spaß klicke ich auf "Berichte" und lasse mir meine Bilanz erzeugen: klappt! Aber warum ist meine Kasse im Minus? Tja, da fehlt eben das Buchhaltungswissen ... Toll ist daß man alle Buchungen auch wieder ändern kann. Und Google hilft tatsächlich bei jedem einzelnen Buchungssatz! Und hier kommt schon mein nächster: die erste Buchung auf meinem Girokonto war der Einzug der Bankcard-Gebühr in Höhe von 20 Euro. Buchungssaetze.de hilft mir: "Nebenkosten des Geldverkehrs an Bank" - ist schon gebucht. Also das gefällt mir alles sehr gut, ich bleibe erstmal dabei - und schreibe ein Update wenn die Bilanz steht :-) UPDATE: Daß man beim Erstellen einer Buchung nochmal in einem Drop-Down extra Soll/Haben auswählen kann ist auch meiner kurzfristig zugezogenen Buchhaltungshilfe nicht klar. Die Bilanz sieht immer "komisch" aus - oder liegt das nur an der Darstellung?! Zudem war der Wechsel des Kontenrahmes auf SKR04 nicht möglich - obwohl alle Daten vorher gelöscht wurden: Das Konto "Kasse" war immer noch auf SKR03 ... Verbrauchte Zeit: 56 min.

P.S.: Hier gibts übrigens ein super Erklärvideo 'Buchungssätze' bei dem klar wird wie man diese Dinger bildet. Und beim Anlegen einer Buchhaltung für GmbH/UG sollte man sich noch mit dem Thema "Eröffnungsbilanzbuchungen" beschäftigen...

Zwischenfazit: So, immerhin ein Service funktioniert offensichtlich. Aber ich muß noch sehr viel recherchieren und testen was die richtigen Buchungssätze angeht. Habe mir schon überlegt mir für 2 Stunden ein Buchführungsbüro zu buchen. Doch Unabhängigkeit ist besser: Deshalb habe ich beschlossen daß ich es *noch* einfacher will: nämlich mit mehr Unterstützung beim Belege-Erfassen (=Buchen): das muß doch noch einfacher gehen, es muß doch einen Webservice geben der mir auch noch die richtigen Buchungssätze vorschlägt wenn ich den Geschäftsvorfall beschreibe!!! Ein Feature wäre wenn dieser Service mit bei der Neuanlage auf nötige Eröffnungsbuchungen hinweist und die nach Datenabfrage gleich mal vorschläge - das wäre klasse!

 

Collmex

Ich finde heraus daß die Lösung die ich benötigen würde (Bilanzerstellung) 8,95 EUR mtl. (Stand: 2018; im Jahr 2023 hat sich das auf 9,95€ erhöht *g*, das Produkt heißt "Buchhaltung basic" für Unternehmen welche bilanzieren) kosten würde. Aber auch das kann man kostenlos testen. 30 Tage lang steht da als ich mich mit meiner UG registriere. Die Zugangsdaten kann man nicht selbst auswählen, die werden per E-Mail zugeschickt - was wirklich schnell passiert. Diesmal bin ich schneller und suche erstmal in Google nach "Collmex Eröffnungsbuchungen" - und werde gleich fündig. Hier merkt man doch schon daß die viele Jahre auf dem Markt sind, Collmex ist einer der "Cloud-Pioniere". Also, nach Anleitung erstelle ich die Eröffnungsbuchungen - was aber nicht möglich ist weil "dieser Monat gesperrt" ist. Gott sei dank kann man gleich auf einen erscheinenden Link klicken - und muß dort erstmal die Anzeige kapieren daß man hier Monate "entsperren" muß - warum auch immer ... (ich kann übrigens beliebig auch in die Vergangenheit Geschäftsjahre anlegen, das ist klasse - siehe oben). Egal, danach klappt es mit den zwei Eröffnungsbuchungen (https://www.collmex.de/c.cmx?1005,1,help,erste_buchungen, in diesem Beispiel sind es nur 100€ Stammkapital: "Kasse an Saldenvorträge Sachkonten 100 Euro" bzw. "Saldenvorträge Sachkonten an gez. Kapital 100 Euro". Noch einfacher, sagen wir mit 500€ Stammkapital: Bank 500€ an gez.Kapital - fertisch!
Konkret, für Nicht-Buchhalter:

So, dann klicke ich auf "Buchhaltung" und wähle dort "Bilanz": perfekt, stimmt alles! Ich habe eine fertige Eröffnungsbilanz, und die sieht genauso aus wie die welche ich mit einer Excel-Vorlage gemacht hatte.

...Import vom Bankkonto, Kontoauszüge, HBCI

So, jetzt kann ich meine "normalen" Buchungen machen. Dazu importiere ich erst einmal die Kontoauszüge. Der Nachteil - daß man immer wieder auf "Buchhaltung" klicken muß - ist auch ein Vorteil: hier sind alle Funktionen auf einer Seite aufgelistet, aufgeteilt nach Kategorien wie z.B. "Belege", "Mahnung, Kassenbuch" oder "Auswertungen". Das ist gut, man muß nicht in irgendwelchen verschachtelten Untermenüs suchen. Also, in der Kategorie "Kontoauszug" steht die Funktion "Kontoauszug importieren" - doch meine Versuche enden mit "Es sind keine neuen Bankumsätze vorhanden." Hmm, muß ich vielleicht erstmal das Girokonto in Collmex anlegen? "Die Datei muss im Format MT940 sein." erfahre ich noch. Okay, dann richte ich eben das HBCI-Verfahren zum automatischen Holen der Kontodaten ein. Und hier kommt auf einmal die Meldung daß ich erst ein Girokonto eintragen muß bzw. ein Button "Firma" bei dem ich draufklicke. Aha, und hier steht "Bankverbindung". Nach einem erfolglosen Versuch lerne ich daß IBAN und BIC nicht reichen - nein, Collmex will die "old school" Daten, sprich Kontonr. und BLZ. Okay, eingetragen, läuft. Jetzt glaubt mir Collmex daß ich ein Girokonto habe. Und da ich die HBCI-Konfiguration mit Unterstützung der Hilfe-Funktion bereits weit vorangetrieben habe teste ich diese gleich. Ach, nein, macht ja keinen Sinn, die Raiffeisenbank speichert die Kontodaten nicht solange. Außerdem muß ich dieser Software dann nicht meine PIN verraten. Also doch wieder Kontoauszug-Import angewählt. Hmm, funktioniert mit den beiden von mir exportierten Dateien (mit Strichpunkt bzw. mit Komma getrennt / CSV-Datei) nicht. Also doch HBCI, und die "Synchronisierung mit der Bank" funktioniert auch sofort. Was ist mit den Kontoauszügen? Ich wähle "Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)". Und gebe ein ab wann ich die Auszüge abholen möchte. Es wird spannend. Hat zwar geklappt. Aber: "Import erfolgreich. Es wurden 5 Bankumsätze importiert. Der Speicherzeitraum bei der Bank beträgt 365 Tage. Es konnten deshalb nur die letzten 365 Tage abgeruf". Ja stimmt, da steht "abgeruf". War keine Tippfaulheit von mir :-) Tja, langsam wird's etws lästig. Muß ich tatsächlich meine Kontoauszüge abtippen?? Naja, ich kann ja die Buchunge auch so erfassen. Vielleicht gibt es einen Dienstleister in meiner Nähe der direkt in Collmex für mich buchen könnte? Auf der Collmex-Website bei "Partner" gibt es tatsächlich einige Firmen. Was das wohl kostet? Spaß ist das nämlich gerade keiner mehr.

...Lieferanten und Geschäftsvorfälle

Also ich gebe meine Lieferanten ein, das klappt reibungslos. Die Lieferantennummern (ab 70000 bei SKR03) werden automatisch vergeben, das ist gut - wenn man noch keine Buchhaltung hat, so wie ich in diesem Fall. Aber warum *muss* ich immer eine email eintragen? Und welche E-Mail-Adresse hat die Raiffeisenbank? Das ist doch Quatsch ... naja, dann gibts halt hier eine Fantasieadresse. Zurück zur "Buchhaltung": die Raiba hat bevor ich irgendwas anderes tun konnte gleich mal 20 Euro für die "Vr-Bankcard" abgebucht. Also auf "Buchen" geklickt - und das ist mal wirklich praktisch: links stehen die üblichen Geschäftsvorfälle die man meistens braucht, z.B. "Wareneinkauf" oder "Bürobedarf" etc. Ich klicke gespannt auf "Kontoführung". Und tatsächlich, da ist schon alles vorausgefüllt! Allerdings mit einer falschen Zuordnung zu jenen oben genannten importierten Umsätzen, hmmm, wie kriege ich das hier weg?? Aha, im übergeordneten oft erwähnten Menü "Buchhaltung" kann ich bei "Kontoauszug" die Importierten löschen. Klappt, sehr gut, jetzt kommt da niemand mehr durcheinander. Also, die EC-Karten-Gebühren habe ich gebucht. Muß ich die Zahlung extra buchen? Oder ...? Wo wähle ich denn den zugehörigen Lieferanten aus? Nö, musste so passen.

...Eingangsrechnung und erste GuV per Klick

Jetzt buche ich eine Eingangsrechnung einer Softwarefirma. Das sind ganz klar "Fremdleistungen", und ich hätte hier viele Fehler gemacht wenn mir Collmex nicht dauernd nicht nur diese angezeigt sondern mit Tipps unter die Arme gegriffen hätte. Das ist wirklich klasse und sehr sehr praxisnah. Gut gemacht, Collmex! Die Erfolgsmeldung lässt nicht lange auf sich warten als ich endlich auf "Buchen" klicken kann: "Beleg 4 erfolgreich gebucht." Hervorragend! Zum Spaß sehe ich mir die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bzw. Bilanz an: Jawoll, passt perfekt. Gleich das nächste, es gab eine Umsatzsteuer-Erstattung. Auch dafür gibt es eine Kategorie "Umsatzsteuervorauszahlung" - nur daß ich hier wohl einen negativen Betrag eingeben muß?! Nein! Es gibt bei "Vorlagen" die Möglichkeit "Einnahmen" auszuwählen - und hier gibt es die UST-Erstattung. Alles eingetragen und logisch, fertig.

...sehr praxisnahe Unterstützung für Nicht-Buchhalter

So läuft jetzt alles richtig gut muß ich sagen. Und ich werde immer schneller mit jeder neuen Buchung. Im schlimmsten Fall hilft eine Googlesuche z.B. nach "buchungssatz einzahlung von kasse auf bank" und man bekommt wirklich informationen im Überfluß. Und der Collmex-Slogan "Buchhaltung für Nicht-Buchhalter!" ist tatsächlich korrekt. Die Bedienung ist zwar nicht übermässig simpel, aber durch die praktischen Hilfen für nahezu jeden denkbaren Geschäftsvorfall kann man sich auch als Laie zurechtfinden. Und darum geht es doch, aus dieser Pseudo-Wissenschaft 'mal die Luft rauszulassen und das für "normale Menschen" benutzbar zu machen. 1:51 Stunden habe ich insgesamt gebraucht für die 17 Buchungen die für die paar Monate Geschäft im ersten Jahr angefallen sind. Der Vorteil: GuV bzw. Bilanz gibts jetzt auf Knopfdruck. Und für die Einreichung der E-Bilanz habe ich auch irgendwo eine Funktion gesehen. Dafür daß ich mich als Laie (okay, im Studium habe ich mal was über Buchhaltung gelernt, aber das ist alles weg ...) damit beschäftigt habe hat es dank Collmex gut geklappt. Ich habe was ich wollte.

Fazit

Also, ich bin kein ausgebildeter Buchhalter. "Nur" Unternehmer. Der seine Zahlen im Griff haben möchte und bei der Buchführung Geld sparen. In der heutigen Zeit müsste das doch leicht mit einem guten Online-Service zu schaffen sein - oder? Mit "Exact" kam ich überhaupt nicht zurecht, das war für mich unlogisch. SageOne scheidet aus weil ich nicht für ein früheres Jahr buchen konnte. "E-Conomic" war schon mal besser weil es tatsächlich funktioniert - aber für die Bedienung muß man sich deutlich besser auskennen als ich (obwohl ich das mal im Studium hatte, aber das ist lange her). Ganz klarer Testsieger ist das "Urgestein der Cloud-Services" namens "Collmex": Obwohl die Oberfläche etwas altbacken daherkommt ist die Bedienung logisch und vor allem - ganz wichtig - die praxisnahen Buchungshilfen suchen ihresgleichen. Meine Empfehlung: Collmex!